หลายต่อหลายครั้ง ที่เรามักเห็น น้องในทีม มักจะมีปัญหาการนำเสนองาน หรือเมื่อต้องพูดในที่สาธารณะ
สิ่งที่เราจะเห็นเสมอ เมื่อน้องมานำเสนอ คือ
- เรียงลำดับเรื่องราวไม่ได้ แม้จะเข้าใจสิ่งที่ตนเองทำ
- ไม่เข้าใจบริบท (Context) หรือเนื้อหา ของสิ่งที่ต้องนำเสนอ
- พูดตะกุกตะกัก ไม่มั่นใจ
- ไม่สามารถฟังและตอบคำถาม เมื่อผู้ฟังมีคำถามได้
เมื่อต้นสัปดาห์ ก็เป็นอีกครั้ง ที่เราเห็นน้องในทีมเรา มีอาการ 4 ข้อด้านบน ทำให้มีแรงบันดาลใจ ที่จะเขียนบทความนี้…
เขียนบันทึกเพื่อแบ่งปันคนอื่น เขียนบันทึกเพื่อเอาไว้ให้ตัวเองอ่าน เวลาจะต้องไปนำเสนอ และขาดความมั่นใจ >.<
แม้ว่าเราจะผ่านการนำเสนอ มาจนอายุเข้าเลขสาม…แต่เราเชื่ออยู่อย่างหนึ่งว่า
การนำเสนอ เป็นเรื่องที่จะต้องฝึกฝน อย่างสม่ำเสมอ
แล้วจะฝึกอย่างไรหล่ะ
เราเลยจะขอย่อย รวบรวม ข้อมูลจากประสบการณ์ของเรา บวกกับเนื้อหาจากหนังสือ ที่เราเพิ่งมาอ่านเมื่อตอนต้นปี ซึ่งเราคิดว่า มันเป็นหนังสือ ที่เขียนถึง การเป็นผู้นำเสนอ (Presenter) ที่ดีมาก ๆ เล่มนึงเลย นั่นก็คือ…
100 Things Every Presenter Needs To Know About People (ไม่ใช่แค่พรีเซนต์ได้ แต่พรีเซนต์โดน)
เริ่มจาก….
- ศึกษาข้อมูลให้ดี และเตรียมเนื้อหา ทำความเข้าใจ/ปรับแต่ง ในสิ่งที่ต้องนำเสนอ
- ฝึกฝน ซ้อม ซ้อม และลงมือทำ แก้ไข ทำซ้ำ ซ้อม ซ้อม ลงมือทำ แก้ไข (วนไป)
- เข้าใจผู้คน
เราแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน แต่สำหรับ มือใหม่หัดนำเสนอ เริ่มที่ข้อ 1 และ 2 ให้จงหนักก่อนเลย
ข้อที่ 1: ศึกษาข้อมูลให้ดี และเตรียมเนื้อหา ทำความเข้าใจ/ปรับแต่ง ในสิ่งที่ต้องนำเสนอ
แบ่งออกเป็น…
- ศึกษา/เข้าใจ เป้าหมายของการนำเสนอในครั้งนั้น ว่าต้องการอะไร
เช่น ประชุมติดตามงาน เป้าหมายของการนำเสนอ คือ ต้องการรู้ว่า ที่ผ่านมาเราทำอะไรไปบ้าง มีอะไรที่ทำสำเร็จ และมีอะไรที่ทำไม่สำเร็จ และติดปัญหาอะไร มีแนวทางการแก้ไขอย่างไร
หรือเป็นนำเสนอขายสินค้า หรือบริการ เป้าหมาย คือ ต้องการขายสินค้าให้ได้ ดังนั้นก็จะต้องทำให้ผู้ฟังรู้ว่า เราขายสินค้าอะไร มีความสามารถอะไรได้บ้าง มีประโยชน์กับผู้ฟังอย่างไร ราคาเท่าไหร่ มีโปรโมชั่นอะไรที่น่าสนใจไหม
- ศึกษาว่าผู้ฟังเป็นใคร เป็นคนอย่างไร คาดหวังว่าผู้ฟังต้องการอะไรจากการนำเสนอของเรา เขียนทุกสิ่งที่รู้เกี่ยวกับผู้ฟัง
กรณีนำเสนอให้แก่หัวหน้างาน เราก็ต้องทราบว่า หัวหน้าเป็นคนที่ต้องการข้อมูลแบบไหน (ภาพรวม หรือรายละเอียด) มีความสนใจ หรือให้ความสำคัญเรื่องอะไร
กรณีเป็นลูกค้า เราต้องรู้หรือคาดการณ์ได้ว่า ลูกค้าทำงานเกี่ยวกับอะไร สนใจเรื่องไหน มีความรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เราจะไปนำเสนอ มากน้อยแค่ไหน หรืออายุประมาณเท่าไหร่
- เตรียมเนื้อหา และเข้าใจสิ่งที่ต้องไปนำเสนออย่างแท้จริง
เรื่องนี้ สำคัญมาก หลายคนมักจะตกม้าตาย เพราะเราไม่เข้าใจสิ่งที่ต้องไปนำเสนออย่างแท้จริง เพราะมันจะทำให้เราไม่สามารถเตรียมเนื้อหา หรือสรุปความได้เลย ส่งผลให้เมื่อไปนำเสนอ ก็ไม่สามารถประมวลผล คิดวิเคราะห์ หรือตอบคำถามได้ ดังนั้น สิ่งที่ต้องทำคือ ต้องทำความเข้าใจเนื้อหา (Content) บริบท (Context) อย่างลึกซึ้ง
เมื่อเข้าใจอย่างลึกซึ้ง ให้เตรียมเนื้อหา โดยเริ่มจากสรุปภาพรวม (Overview) ก่อน
โดยสามารถใช้เทคนิค ได้คือ
เทคนิคแรก คือ แบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่ม ผู้นำเสนอ ไม่ควรที่นำเสนอ หรือพูดไปเรื่อย ๆ อย่างไร้ทิศทางควรจะกำหนดเป็นหัวข้อ 1 หัวข้อ 2 หัวข้อ 3 แต่กรณีมีมากเป็น 10 หัวข้อ สิ่งที่ต้องทำคือ นั่งอ่านทวนทุกข้อ และวิเคราะห์ว่า เราจะสามารถจัดกลุ่มหัวข้อที่เหมือนกัน อย่างไรได้บ้าง
และเพราะอะไรเหรอที่เราต้องแบ่งเป็นกลุ่ม เคยเห็นตัวเลข ในลักษณะแบบนี้ไหม 7125694532 คิดว่าพอเห็นตัวเลขแบบนี้ แล้วคิดยังไงหล่ะ…..
เราจำตัวเลขที่ยาวเป็นพรืดแบบนี้ได้ยากใช่ไหม แล้วถ้าเราลองแบบนี้หล่ะ
712–659–4532
เราจะรู้สึกจำมันได้ง่ายขึ้นใช่ไหม นั่นเป็นเพราะว่า มนุษย์เรามักจะจดจำข้อมูลเป็นหมวดหมู่ และสามารถเรียกความจำนั้นกลับมาได้ทั้งหมด ถ้าหมวดหมู่นั้นมีข้อมูล 1–3 อย่าง แต่ถ้าข้อมูลมีมากกว่านั้น เราจะเรียกความทรงจำกลับมาได้น้อยลง
เทคนิคที่สอง คือ การยกตัวอย่าง หรือการเล่าเรื่องโดยสามารถ เล่าเรื่องออกเป็น 3 ช่วงคือ ช่วงต้น ช่วงกลาง และช่วงท้าย เช่น จะขายสินค้า
ในช่วงต้น อาจจะเริ่มจาก ปัญหาที่คนส่วนใหญ่พบเจอ
ช่วงกลาง คนอื่นสามารถแก้ปัญหาได้อย่างไร โดยมีสินค้าที่เราจะขายช่วยแก้ปัญหา
และช่วงสุดท้าย ลูกค้าจะได้รับประโยชน์ หรือมีความสุขอย่างไรบ้าง ถ้าใช้มัน
ต้องไม่ลืมว่า “เรื่องเล่าที่ดีต้องมีปมปัญหา จุดคลี่คลาย และตอนจบ”
เพราะเรื่องเล่าจะทำให้ผู้ฟังคล้อยตามได้ง่ายขึ้น
- ปรับแต่งเนื้อหา ที่จะนำเสนอ พอเราสามารถจัดเตรียมเนื้อหาแล้วนั้น สิ่งที่ต้องทำก่อนไปนำเสนอ คือจัดเรียง และปรับแต่ง ทั้งข้อความ Slide ภาพประกอบ เอกสารประกอบ ซึ่งสำหรับการปรับแต่งการนำเสนอ ในหนังสือเล่มนี้พูดถึงไว้ค่อนข้างละเอียด ในส่วนรายละเอียดนี้ เราจะยกไปที่บทความถัดไปละกันนะ
ข้อที่ 2: ฝึกฝน ซ้อม ซ้อม และลงมือทำ แก้ไข ทำซ้ำ ซ้อม ซ้อม ลงมือทำ แก้ไข (วนไป)
ไม่ต้องอธิบายยาว….แค่นำสิ่งที่ทำในข้อที่ 1 มาซ้อมพูด พูดคนเดียว หน้ากระจก อัดเสียง อัดวิดีโอ เพื่อนำไปปรับปรุง แก้ไข
จากนั้นก็ไปขึ้นเขียง (วันที่นำเสนอ หุหุ)
และกลับมามองที่ตนเองอีกครั้ง บันทึกข้อผิดพลาด และถามว่าเกิดจากอะไร
เตรียม ฝึกฝน ซ้อม ซ้อม แก้ไข ขึ้นเขียง …. วนไป
เพราะสิ่งที่จะได้มาคือความมั่นใจ ที่จะเพิ่มขึ้นในทุก ๆ วัน
ข้อที่ 3: เข้าใจผู้คน
ข้อนี้มีเรื่องเกี่ยวกับจิตวิทยามาเกี่ยวข้อง เพราะจิตวิทยา จะสามารถช่วยให้เราสามารถนำเสนองานได้ดีขึ้น ให้ดูจากเทคนิค 2 ข้อด้านบน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการจัดแบ่งกลุ่ม หรือ การเล่าเรื่อง 2 เทคนิคนี้ก็เป็นส่วนหนึ่งของการใช้จิตวิทยา เพื่อการนำเสนอ
หากใครอยากจะเข้าใจเรื่อง จิตวิทยาเพื่อการนำเสนอให้มากขึ้น สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จากหนังสือ 100 Things every presenter need… ได้เลย มีอยู่เยอะเลยทีเดียว
2 ข้อสำหรับผู้เริ่มต้น และ บวกหนึ่งข้อสำหรับผู้ที่อยาก Turn Pro หวังว่า ความรู้ที่เราแบ่งปันนี้จะทำให้หลายคน เริ่มทำมันได้ และทำมันได้ดีขึ้นเรื่อย ๆ นะ ^^ แต่โปรดอย่าลืมว่า……
“ความรู้ไม่ใช่ทักษะ แต่ความรู้บวกการซ้อมอีกหมื่นครั้ง คือทักษะ — ชินอิจิ ซุซุกิ”
